書類作成等法務全般

法務及びその付随業務

法務というと、法律を基とした事務と考えることが出来ます。
行政書士の場合は、いわゆるペーパーワーク、書類作成ということになるでしょう。
当然、これに付随する相談業務等もこれに含まれます。

マネジメントシステムの構築・運営支援も、社内規程の作成のための付随業務として行っています。
PマークやISO、ハラル認証といった規格認証の取得支援などもこれにあたります。

これらは一般的に小売・流通業の経営者が軽視(又は苦手意識)する分野です。
苦手なのは仕方がないですが、無視するわけには行きません。
そのようなときは、専門家を活用しましょう。

法務

法務には非常に多くのものがありますが、ここではジャパン事業法務事務所で取り扱っている主なものを以下にあげます。

・契約書作成・立会い
契約は、原則として口約束でも成立します。
しかし、通常ビジネスの世界では、それをきちんと形にする、齟齬がないか確認する等の目的で契約書を作成するのが一般的です。

このとき、契約書は誰が作成するでしょうか。
中小・ベンチャー企業の場合、もしかしたら相手方に作成してもらったものにそのまま署名(記名)押印をするかもしれません。
はたしてそれで良いのでしょうか。

契約は法令で定められた事項を除けば、当事者の合意により成立します。
故に内容は当事者の一人に有利なものを作成することも可能で、合意があれば有効となってしまいます。
個人なら法律で弱者として保護されることもありますが、事業者の場合はそのような保護規程はほとんどありません。

 相手の言いなりの契約書にサインしてしまい、あとで苦労をする例は掃いて捨てるほどあります。
時には大手企業ですら失敗し、企業の存続を不確かなものにしてしまっている(例:シャープのアップルとの契約)こともあります。

このようなことが起こらないよう、双方納得し、後々問題にならない契約書を作成する必要があるのです。
また、本当にこのような契約が為されたのか、立会いがあった方が間違いありません。

・社内規程、通知文書、議事録等の作成
株主総会や取締役会等の会議には議事録の作成が必要であり、一部は法令で義務付けられています。
社内規程も同様で、法令や認証規格等の要求事項で作成が義務付けられているものがあります。

これらの作成は、複雑なものが多々あり、専門家に依頼した方が安心確実です。
小売・流通業ではこのようなものが軽視される傾向がありますが、それ故に問題が発生することも多いといえます。

・事業計画書作成
融資や出資を受けるなどの場合、事業計画書を作成しなければなりません。
事業計画書は、かなりのボリュームがあり、現状分析やビジネスモデル、販売計画等を記載する必要があります。

作成に慣れた人でも1ヶ月近くかかるのが普通です。
営業や仕入で手一杯の、しかもこのような書類作成に慣れていない経営者が作成するのは拷問に等しいでしょう。
様々な発見もありますが、本来業務を犠牲にするものではないでしょう。

・許認可申請
酒類小売業免許、古物商許可、薬局開設許可、宅地建物取引業免許等、小売・流通業を営むために必要な許認可は、実は結構な数があります。
これらは、官公庁への申請や届出が必要であり、書類を作成することになります。

これについては別にページを設けてあるので、こちらをご覧ください。
行政書士ジャパン事業法務事務所 許認可申請のページ

・告訴状作成
告訴とは、犯罪の被害者その他一定の者(被害者の法定代理人など)が、捜査機関にその事実を申告し、犯人の処罰を求める意思を表示することです。
具体的に言うと、窃盗や詐欺、器物損壊、傷害、脅迫等の被害者になった場合に、犯人を処罰してもらうために警察や検察に対して行う行為です。

告訴は、口頭でもすることが可能ですが、書面(告訴状)で提出した方がより精度の高い告訴が可能ですし、受理される可能性も高いのです。
しかし、自分で書くと、不受理扱いになったり、被害届として処理されてしまったり(被害届には操作義務はない)することがあるので、専門家に任せた方が確かです。

なお、告訴状の作成は、告発と異なり(告発は弁護士の独占業務)行政書士の業務になります。

・その他
法務に関連する相談業務がこれにあたります。
上記の書類作成関連以外でも、例えばPOPに販売する商品のキャラクターを描いて良いのかといった相談も受け付けています。

マネジメントシステム構築・運営支援

企業経営のための合理的なシステム、これがマネジメントシステムであるといって良いでしょう。
世間にはTQC・TQMから始まりPマークやISMS、ISO、HACCP、ハラル認証等々様々なマネジメントシステムがあります。

マネジメントシステムというと、前述の規格認証を思い浮かべる方も多いと思いますが、単に取引先に要求されたからとか、規格のブランドを利用して業務を拡大するために取得するという性格のものではありません。
もちろん規格認証を否定するものではないし、取得は推奨されるべきものですが、それだけではないのです。
会社の責任や権限を明確化し、スムーズな企業の運営が行われるようにするためのシステムであり、ルールブック(社内規程)群によって明文化されることにより、企業が成長するために必要な会社の骨組みなのです。


当事務所では、書類作成を含めたマネジメントシステムの構築・運営支援を行っています。
また、必要に応じて社内教育の講師も引き受けています。

取り扱っているマネジメントシステムは以下の通りです。

・社内規程全般
いわゆる社内規程です。
経営委員会規程や出張規程、稟議規程等、従業員を雇用するようになったら社内ルールを決定して流れを決め、これを書面化することが必要です。
当事務所では、これらの作成や社員教育の講師を行います。

・PMS
プライバシーマネジメントシステムといい、、Pマーク取得に際しては絶対に構築する必要があります。
当事務所では、基本的なシステムの構築及び基本規程、リスク分析に関する手順規程等、その一連の書類の作成並びに社員教育の講師を行っています。

個人情報の保護は、これからさらに厳しくなることが予想されます。
近く個人情報保護法も改正されるといわれ、その漏洩は情報化社会の中で非常に大きな問題となっていくでしょう。
会社の規模に関わらず、これからはPMSの構築は必須といえるでしょう。

・QMS
クオリティマネジメントシステムといい、ISO9001等の規格認証の取得に際しては絶対に構築する必要があります。
当事務所では、基本的なシステムの構築及び基本規程、リスク分析に関する手順規程等、その一連の書類の作成並びに社員教育の講師を行っています。

・BCMS
事業継続マネジメントシステムといい、ISO22301等の規格認証の取得に際しては絶対に構築する必要があります。
当事務所では、基本的なシステムの構築及び基本規程、リスク分析に関する手順規程等、その一連の書類の作成並びに社員教育の講師を行っています。

事業継続マネジメントは、地震や降雪等の自然災害、管理不十分による人災等の「目的に対する不確かさの影響」であるリスクをいかにマネジメントし、有事の際も被害を食い止め、またはなるべく被害を軽減し、事業が中断した場合も速やかに事業を再開できるようにするためのマネジメントです。
わが国では防災会議において、全ての大企業と5割の中小企業がこれを構築、運営することを目標に掲げています。

・ハラル認証
あまり聞きなれないものと思いますが、これはムスリム(イスラム)の食等に関するマネジメントシステムの認証です。
ムスリムには禁忌(タブー)がいくつかあるのはご存知の方もいると思いますが、これを口にしないためのものと考えていただければ良いでしょう。
具体的には、例えば豚と酒が禁忌にあたり、これらを徹底的に排除することが必要とされています。

日本のインバウンドが伸びない一因といわれ、東京オリンピックを前に早急に対策をすべきものの一つといえるかもしれません。
当事務所では、基本的なシステムの構築及び基本規程、リスク分析に関する手順規程等、その一連の書類の作成を行っています。